Melhor formato para evento de confraternização nesses novos tempos

Assim como o COVID-19 mudou totalmente as práticas de trabalho, a tradicional festa de fim de ano da empresa deverá ser muito diferente este ano.

Os empregadores estão tendo que pensar fora da caixa, pois aqueles grandes locais de recepção, que normalmente hospedariam festas de Natal para várias centenas de pessoas ao mesmo tempo, foram forçados a se adaptar.

Sendo assim, é muito importante que os empregadores também sejam cautelosos com as comemorações de fim de ano, para poderem garantir a segurança de toda a equipe.

Ou seja, é necessário que as empresas e marcas orientem as equipes a como fazer o planejamento dos eventos com segurança.

Nós compreendemos que ainda existem muitas incertezas em torno da pandemia de COVID-19, principalmente quanto aos eventos em meio a esse período e a saúde dos participantes.

É por isso que neste artigo, vamos falar sobre o melhor formato para evento de confraternização nesses novos tempos.

Os eventos híbridos devem ser um padrão por enquanto

A curto e médio prazo, os eventos híbridos que oferecem tanto a participação pessoal quanto a digital, deverão ser o padrão.

Com esse formato, existe a possibilidade de acomodar aqueles que não podem viajar, os que são do grupo de alto risco e também aqueles que simplesmente não se sentem confortáveis ​​em participar de eventos presenciais.

No entanto, vale ressaltar que eventos híbridos devem ser projetados como duas experiências de usuário separadas.

Isto é, uma parte da equipe de trabalho poderá comemorar no local escolhido, enquanto a outra aproveitará a festa em casa, acompanhando o evento por uma transmissão ao vivo.

Estratégias para o evento no formato virtual

Nada é melhor do que participar de festas, mas se for uma escolha da sua empresa oferecer uma parte do evento no ambiente virtual, é interessante que os organizadores sempre pensem em boas estratégias para não prejudicar aqueles que não podem comparecer pessoalmente.

Portanto, para os que vão celebrar em casa, é interessante que esses recebam a mesma experiência que será fornecida no evento presencial.

Dessa forma, uma ideia que tem sido adotada por outros países já, é que a empresa pode até mesmo fazer uma surpresa enviando a refeição e coquetel – os mesmos que serão servidos no evento presencial – através de delivery, por exemplo. Será como receber um presente direto na porta de casa!

Comunique-se com seus colaboradores virtualmente durante o evento. Para isso, investigue com antecedência qual plataforma de transmissão será utilizada e informe os participantes e, sobretudo, veja se os colaboradores possuem equipamentos para poderem acompanhar.

Etapas importantes para conseguir proteger os participantes da COVID-19

Além de nossas relações e formas de interação terem sido modificadas, a indústria de eventos já vem sentindo os efeitos da COVID-19.

Por isso, veja como você pode dar um evento híbrido e ainda assim manter seus participantes presenciais protegidos:

1. Crie um plano de preparação

Um plano de preparação irá mostrar aos seus parceiros e participantes que você está levando a pandemia de COVID-19 a sério.

Isso também o ajudará a dar as boas-vindas aos participantes de um evento com mais confiança e segurança.

As melhores práticas para a criação de um plano de preparação consistem em:

• Coordenar ações juntamente com as autoridades locais de saúde;
• Determinar as etapas para identificar participantes com risco elevado, de forma que esses possam participar de casa;
• Procurar por fornecedores que possibilitem seu evento ser realizado em ambientes abertos;
• Planejar como serão distribuídas informações por todo o local, sobre prevenção da COVID-19;
• Providenciar álcool em gel para as mãos e toalhas descartáveis nos banheiros.

2. Estabeleça regras de saúde e segurança para o seu evento

A criação de diretrizes para que seus participantes sigam durante seu evento, fornece proteção extra para todos os participantes (sem exceção) do evento, assim como tranquiliza aqueles que estão pensando, de alguma forma, em participar.

Por isso, abaixo listamos algumas regras ou recomendações que você pode incluir:

Evitar apertos de mãos ou abraços: pode até parecer estranho no começo, mas proibir apertos de mãos e abraços é uma boa forma de se adaptar e driblar possíveis contágios.

Lavar as mãos constantemente: solicite que os participantes do evento não só utilizem o álcool em gel, mas que lavem as mãos ao entrar no ambiente festivo, bem como antes e após a apreciação do coquetel e/ou buffet.

É importante que tudo seja informado com antecedência. Então, envie um comunicado aos seus participantes por e-mail e outros canais de comunicação sobre a política de saúde adotada.

Seja muito claro ao descrever o que é permitido, o que é proibido e o que é recomendado.

Lidando com os imprevistos

Por último, vale lembrar da importância de comunicar-se por e-mail ou qualquer outro meio de contato válido com todos colaboradores que possam ser afetados de alguma forma pela decisão do evento híbrido.

Em um período tão atípico como esse o qual estamos vivendo, podem ocorrer imprevistos. Na pior das hipóteses, você terá que cancelar seu evento, assim você precisará determinar previamente uma solução que seja amigável para todas as partes envolvidas.

No caso de lidar com os colaboradores da equipe, muitas empresas na Europa e Ásia têm optado por oferecer uma espécie de bonificação.

Se trata de uma contribuição monetária equivalente ao que gastariam por pessoa em eventos de fim de ano, para que os colaboradores gastem como desejarem com suas famílias.

É uma estratégia que pode ser utilizada em últimos casos, onde você precise encontrar formas de lidar com os imprevistos que surgirem.